外国人材の採用内定後、企業の担当者が直面するのが「具体的に何を準備すべきか」という課題です
。紹介会社の見積書に載る費用以外にも、住居確保や家電手配、行政手続の同行など、配属日までに対応すべき実務が山積みだからです。
これらが漏れやすいのは金額の大きさではなく、タスクとして可視化されていない点にあります。
受入準備を滞りなく進めるカギは、「住居」「通信」「行政手続」の3軸を配属日から逆算し、時系列で網羅することです。
特に家族と連絡を保つためのWi-Fi環境は、福利厚生ではなく生活必需品として最優先の手配が求められます。
内定から配属までの対応項目を時期別チェックリストにまとめ、居室「1人あたり7.5㎡以上」などの法令基準から、持込スマホの技適マークの確認まで、失敗しない実務手順を体系的に整理します。
G-Star HR Link株式会社は、静岡県浜松市を拠点にネパール等の外国人材の紹介・就労支援を展開しています。
現地に自社日本語学校を有し、日本側でも登録支援機関として1号特定技能外国人に対応。各省庁の公的資料に基づき、実務でつまずきやすいポイントを分かりやすく説明します。
内定から配属までの流れ｜いつ何を準備するかの時系列
受入準備が遅れる最大の要因は、すべてのスケジュールを「入国日」基準で考えてしまう点にあります。実際には、入国日よりも前に対応すべき法令上の締め切りが複数存在します。
期限は「入国日」だけじゃない｜押さえるべき3つのステップ
特定技能1号の受入で企業が把握すべき期限は3点あります。
事前ガイダンス
出入国在留管理庁の運用要領に基づき、在留資格認定証明書の交付申請前に実施する義務的支援です。標準的な実施時間は「3時間程度」とされ、申請前の適切な対応が求められます。入国（上陸申請）
在留資格認定証明書の有効期間は交付から3か月間であり、この期間内に入国を終えなければ効力を失います。実質的に、この3か月間が住居・通信回線・家電等の受入環境を整える準備期間となります。住居地の届出
入管法に基づき、入国後「住居地を定めた日から14日以内」に、管轄の市区町村窓口へ届け出る必要があります。
時期別・受け入れ準備チェックリスト
これらの期限を軸に企業の実務タスクを時系列で整理しました。なお、登録支援機関への外部委託可否の目安もあわせて記載しています。
時期 | 会社が対応するタスク（実務内容） | 期限・根拠 | 委託可否 |
|---|---|---|---|
契約締結時 | 事前ガイダンスの実施・確認書への署名 | 在留資格認定証明書の交付申請前 | 委託可 |
ビザ申請中 | 住居の選定・確保準備 | 申請〜交付までの審査期間中 | 会社主導が現実的 |
交付〜入国まで（最長3か月） | 生活基盤の手配 ・Wi-Fi環境の整備、大型家電・寝具等の用意 | 認定証明書の交付日から3か月以内 | 一部可 |
内定〜来日前 | 持込スマホの「技適マーク」事前確認 | 電波法（技術基準適合証明） | 会社主導が現実的 |
入国当日 | 空港出迎え・住居までの送迎 | 入国時の送迎（運用要領：義務的支援） | 可 |
入国後14日以内 | 市区町村での住居地届出への同行 | 入管法第19条の7第1項 | 可（同行支援） |
入国後すみやかに | 生活オリエンテーション・各種契約の支援 | 生活オリエンテーション等 | 可 |
配属後 | 定期面談の実施（3か月に1回以上） | 支援状況の確認（運用要領：義務的支援） | 可（全部委託の場合） |
配属後 （社内教育） | 業務指導・安全衛生教育の実施 | 労働安全衛生法 | 不可（会社の義務） |
配属後（翌月10日または翌月末日まで） | ハローワークへの「外国人雇用状況届出」 | 雇入れ翌月10日（被保険者）／翌月末日（非被保険者） | 不可（会社の義務） |
出典: 出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」（平成31年3月公表・令和7年4月1日一部改正）、同「新規上陸後の住居地の届出（中長期在留者）」をもとに作成
「入国日が決まってから動く」と間に合わないもの
最も事故が起きやすいのは、外部の納期に依存する「入国前3か月間」のタスクです。
特にインターネット回線は開通工事まで日数がかかるうえ、建物の設備状況で選択肢が限られます。
また、家電手配も時期によっては配送待ちが発生します。
入国決定後に動き出すと、入国当日に「Wi-Fiも冷蔵庫もない」という事態に陥りかねません。
住居の目星がついた段階で即座に回線手配に着手することが、トラブル回避の鉄則です。
住居の準備｜Wi-Fiが最優先事項になる理由
住居は、受け入れ準備のなかで唯一「法令が広さまで指定している」項目です。
1人当たり7.5㎡ルールと日本人と同等の処遇
運用要領では、住居の広さについて「1人当たり7.5㎡以上」の確保を定めています。
複数人で同居する場合は、居室全体の面積を人数で割って算出します。
ここで注意が必要なのが「居室」の定義です。
建築基準法上の「継続的に使用する室」を指し、ロフト部分は含まれません。面積計算にロフトを含めてしまうと基準未達となるリスクがあるため注意してください。
なお、技能実習等からの移行で既存の社宅に住み続ける場合は特例が認められるケースもありますが、その場合でも寝室として1人当たり4.5㎡以上の確保が必要です。
また、住居確保も「日本人と同等の処遇」が原則です。
日本人社員に社宅を提供している場合は外国人材にも同条件で提供し、居室の広さや設備においても同等以上の水準を保つことが求められます。
住居確保の3手段
運用要領が示す住居確保の手法は次の3つであり、本人の希望を踏まえて決定します。
本人名義で賃貸契約（会社が物件選定や契約手続を支援）
会社名義で賃貸契約（本人の合意を得て社宅等として提供）
自社所有の社宅・寮を提供
1の本人契約では連帯保証人が課題となります。
保証人がいない場合、企業が連帯保証人になるか、保証会社を利用した上で緊急連絡先を引き受ける支援が必要です。
なお、保証会社を利用する際の保証料は「会社負担」と明記されているため、初期費用の見積もり漏れに注意してください。敷金・礼金は本人負担が原則ですが、会社が負担することも可能です。
社宅費用徴収の注意点
会社が物件を用意して提供する場合、社宅貸与を通じて利益を得ることは禁じられています。
本人から徴収できる費用にも上限が定められています。
借上物件の場合は「借上に要する実費（管理費・共益費等を含む）を居住人数で割った額」までとなり、敷金や礼金、仲介手数料などは算定に含められません。
また、自己所有物件でも建設費や耐用年数を勘案した合理的な額に制限されます。
多めに家賃を徴収して備品代に充てるような運用は認められません。
金額の相場感は特定技能の採用費用の内訳｜なぜ「外国人は安い」がもう通用しないのかで扱っています。
通信環境は福利厚生ではない｜外国人の生活と業務を支える「インフラ」
外国人材にとってWi-Fiは単なる快適装備ではなく、生活を支える必須インフラです。
幼い子どもや家族を母国に残して来日する彼らにとって、毎日のテレビ電話は精神的な支えであり、生活の質を大きく左右します。
住居に通信環境があるかどうかが、来日直後の不安を大きく和らげます。
また企業側にとっても、連絡手段の確保は実務上のリスク管理につながります。
通信環境が整っていなければ、急なシフト変更や体調不良の報告、災害時の安否確認すら困難になります。
「インターネット無料」の物件を優先選定するか、未対応なら入居までに開通を完了させておくべきです。
通信環境を整えるだけで、受け入れ直後の安心感と業務の円滑さが大きく変わります。
長期的な定着づくりは外国人材が定着する会社の共通点｜孤立を防ぐ「職場の外」の居場所づくりもあわせてご覧ください。
ネパール人材の採用、まずは現状をお聞かせください
ネパール現地に自社の日本語学校・トレーニングセンターを持つ G-Star HR Link が、
貴社のご要望に合わせ、最適な在留資格とスケジュールを無料相談でご提案します。
家具・家電・通信の手配｜会社が用意すべき範囲と生活立ち上げ支援
生活備品手配と買い出し同行
住居確保後の備品手配は、「即日必要な大型備品」と「本人が選ぶ生活用品」で分けるのが実用的です。
到着日から不可欠な冷蔵庫・洗濯機・電子レンジ・エアコン・寝具は、会社側で事前に手配しておきます。
一方、好みや個性が分かれる食器・調理器具・カーテンなどは、来日後に本人と一緒に買い出しへ行く形が主流です。
運用要領では周辺店舗の案内（生活オリエンテーション）を求めていますが、口頭説明より一緒に買い出しへ行く方が理解もスムーズです。
特に食材の調達先は母国の食習慣に関わるため、丁寧な案内が安心感につながります。
食材の入手先は母国の食習慣で重要度が変わります。
ネパール出身者は宗教上の配慮が要ることもあるため、詳しくはネパール人の宗教と食事対応｜「牛は食べないが水牛は食べる」現場の実務をご覧ください。
浜松のように外国人住民が多い地域では店の選択肢が多いという地域差もあります（浜松で外国人材を採用するには｜製造業の街の人材事情と地元紹介会社の使い方）。
備品代の本人徴収ルール
会社が購入した家電や備品の費用を本人から回収することは可能ですが、運用要領に基づき次の4条件を満たす必要があります。
対価となる利益が本人に帰属すること
本人が内容を十分に理解していること
請求額が実費の範囲内で、耐用年数や人数を考慮した合理的な金額であること
双方が合意していること
条件を満たせば購入・レンタルを問わず請求可能ですが、実費超えの徴収や不透明な徴収は厳禁です。金額と根拠を書面で示し、同意を得る運用が必須となります。
【労基法上の注意点】
本人の同意書だけでは給与からの天引きはできません。
実際に給与天引きを行うには、労働基準法第24条第1項に基づく「賃金控除に関する労使協定」の締結が別途必要となるため、手続の漏れに注意してください。
スマホ端末は本人持参でOK｜来日前確認必須の「技適マーク」
スマートフォンの端末自体は本人が持参することが多いため、会社で買い揃える必要は基本的にありません。企業側で準備すべきなのは回線とSIMのみです。
ただし、端末の「技適マーク」の事前確認が必須です。
技適マークとは日本の電波法に適合している証明であり、日本国内で通信を行うための前提条件となります。
多くの機種では本体の設定画面から確認できるため、来日前のチェックを忘れず行いましょう。
外国人材が持参するスマートフォンで最も問題となるのが、日本国内向けに販売されていない「技適マーク（技術基準適合証明）」のない端末です。
総務省の技適マークQ&Aでは、「技適マークがない海外端末を日本で使用することは電波法違反に当たる」と明記されています。
違反した場合は1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金（公共性の高い無線局に妨害を与えた場合は最高5年以下の拘禁刑または250万円以下の罰金）の対象となるため、安易な使用は厳禁です。
海外端末には観光客等を対象とした特例が存在し、SIMによる音声通話等は一定条件のもと認められています。
しかし、Wi-FiやBluetoothの利用は「入国から90日以内」に限られており、総務省も90日を超える使用は認めていません。
就労目的で長期滞在する外国人材は必ずこの90日を超過するため、特例のみに頼る運用は不可能です。
そのため、トラブルを防ぐ実務手順として以下のアクションが推奨されます。
事前確認:
来日前に、本人の端末の設定画面等で技適マークの有無を確認する。
マークとともに表示される技術基準適合証明番号は、総務省の「技術基準適合証明等を受けた機器の検索」で照会できます。通信事業者への照会
判断が難しい場合は、契約予定の携帯電話事業者に機種情報を伝えて確認する。代替案の提示
技適非対応と判明した場合は、国内で新たに端末を用意する前提で、必要な費用や準備時期を内定段階で本人と共有しておく。
内定後の早い段階で端末の可否をクリアにしておくことが、来日直後の不通トラブルを防ぐポイントです。
なお、端末の準備に続く「携帯電話の利用契約」や「ライフライン（電気・ガス・水道）の契約」は、入管法上の「生活に必要な契約に係る支援（義務的支援）」に該当します。
運用要領では書類の提供や窓口案内、必要に応じた同行支援を求めており、「本人任せ」での対応は認められない点にも注意が必要です。
見落としがちな隠れコスト｜平日の行政手続と住居地届出の同行支援
入国後14日以内の住居地の届出
受入準備で見落とされがちなのが、担当者の「時間」というコストです。その多くが平日日中の行政窓口で費やされます。
新規上陸者は住居地を定めてから14日以内に、市区町村へ住居地の届出を行う必要があります（入管法第19条の7第1項）。
手数料はかかりませんが、怠ると罰金や在留資格の取消対象となる重要な手続です。
実務上は、在留カードを提示して住民登録を行えば住居地届出も完了したとみなされます。
このタイミングで、社会保険未適用事業所の場合は国保・国民年金の手続まで一括で済ませるのが効率的です。
運用要領では役所への同行を「義務的支援」と定めています。
申請書類はすべて日本語であるため、書類作成や窓口対応を含め、実際には担当者の同行なしで進めることはできません。
社会保険・税金の説明義務
生活オリエンテーションでは、社会保険や税金の仕組みを本人へ説明することが義務づけられています。
特に重要なのが「住民税」です。
前年所得がない場合、納税は2年目から始まるため、入社2年目に手取り額が減って本人とトラブルになりがちです。
来日直後のタイミングで仕組みを伝えておくことが欠かせません。
また運用要領では、保険料や税金の未納が「在留期間更新」や「在留資格変更」の不許可リスクにつながる点まで情報提供するよう求めています。
未納による更新不許可は、企業にとっても貴重な人材を失う大きなリスクとなるため、仕組みと重要性を最初に正しく理解させることが重要です。
銀行口座の開設と生活オリエンテーション
銀行口座の開設は給与振込に不可欠であり、入管法上の「義務的支援」に含まれるため早急な対応が必要です。
現場で散見される「入国後6か月間は口座を作れない」という説は誤解です。外為法上の区分解釈通達6-1-5、6において、原則非居住者とされる外国人であっても「日本国内の事務所に勤務する者」は居住者として扱われます。
つまり「勤務」と「6か月経過」は並列条件のため、入社して勤務していれば6か月を待たずに開設可能です。
ただし最終判断は各金融機関に委ねられるため、事前に対象支店へ必要書類を確認しておくとスムーズです。
なお、口座や携帯の他者譲渡が犯罪となる旨の説明も必須項目となります。
生活オリエンテーションは入国後遅滞なく、本人が理解できる言語で「8時間以上」実施する必要があります。
既存社宅に引き続き住むなど生活環境が変わらない場合は短縮可能ですが、最低でも4時間以上の実施が必要です。
実施後は確認書へ署名をもらい記録を残すまでがセットとなります。
出入国在留管理庁が公開している17言語の解説動画を活用すると負担軽減につながります。
多言語化の優先順位と伝わるマニュアル作り
後回しになりやすいのが書類の翻訳ですが、会社の善意でやる作業ではありません。
厚生労働省の「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」（平成19年厚生労働省告示第276号。本記事は令和8年6月14日改正版を参照）は、安全衛生教育において母国語の利用や視覚教材の導入など、外国人材が確実に理解できる方法での実施を求めています。
標識の図解化や文書の多言語化も推奨されていますが、すべての社内文書を翻訳するのは困難です。
現実的なアプローチとして、優先順位を設定した対応が有効です。
安全に関わる手順（最優先）
機械の非常停止や保護具の着用、危険区域の案内。
写真と番号を組み合わせた1枚ものの手順書が効果的です。品質に関わる手順
材料の取り違え防止や設定値、検査基準など。権利・身分に関わる重要書類
労働条件通知書や給与明細など。
厚生労働省が提供する多言語対応のモデル様式を活用し、母国語で丁寧に説明を行うことが求められます。
業務安全の確保と翻訳コストの最適化を両立させる運用がポイントです。
あわせて母国語で相談できる相手を決めておくことをおすすめします。
浜松市のように市が多文化共生センターを設けて多言語の生活相談を行う地域もあり、この窓口を最初に渡しておくと相談が社内の1人に集中する状態を避けられます。
【事業主の法定義務】外国人雇用状況届出の期限と罰則リスク
受け入れ準備の最後に行うのが、事業主に義務づけられている外国人雇用状況の届出です。
雇用保険対象者の場合は資格取得届と兼ね、雇入れ翌月10日までに提出します。
非対象者の場合は専用様式で翌月末日までにハローワークへ届け出ます。
怠ると30万円以下の罰金対象となるため確実な手続きが必要です。
なお、支援にかかる費用は、直接・間接を問わず外国人本人に負担させることは禁じられています（規定に基づく敷金・礼金や備品実費の徴収を除く）。
金額の目安は特定技能の採用費用の内訳｜なぜ「外国人は安い」がもう通用しないのかを、支援を外部に任せる場合の選び方は登録支援機関とは｜義務的支援10項目・費用・選び方を登録支援機関が解説をご覧ください。
よくある質問（FAQ）
Q1. 住居は必ず会社が用意しなければいけませんか？
A.会社が物件を用意する義務はありませんが、「適切な住居の確保」を支援する義務があります。
手配方法は本人の希望に基づき決定します。
本人が契約する場合でも、連帯保証人がいなければ「会社が連帯保証人になる」か「保証会社を手配して緊急連絡先を引き受ける」といった対応が必要であり、本人任せにすることは認められません。
Q2. これらの準備は、登録支援機関にどこまで任せられますか？
A.支援計画の全部を登録支援機関に委託すれば、住居確保や行政手続き、生活オリエンテーションなどの義務的支援を任せることができます。
一方で、以下の業務は委託できません。
契約主体・住居提供: 物件の賃貸契約者となることや社宅の提供
社内教育: 業務手順の伝達や労働安全衛生法に基づく安全衛生教育
自社手続き: ハローワークや入管庁への各種届出
支援が不適切と判断された場合に改善命令を受けるのは受入れ企業自身です。
全部委託する場合であっても、定期面談等の状況共有を徹底する運用が不可欠です。
委託先の選び方は登録支援機関とは｜義務的支援10項目・費用・選び方を登録支援機関が解説で整理しています。
Q3. 準備はいつから始めればいいですか？
A.雇用契約を結ぶ時点で準備を開始するのが正確です。
在留資格認定証明書の申請前に事前ガイダンスが必要となるためです。
住居や通信環境の手配は、証明書交付から入国までの期間（最長3か月）に完了できるよう計画を進めましょう。
まとめ
スケジュール
申請前の事前ガイダンス、交付後3か月以内の入国、入国後14日以内の住居地届出の3点から逆算して準備を進める。住居要件
居室は1人あたり7.5㎡以上（ロフト除外）が必要。保証料は会社負担とし、社宅費用で会社が利益を得ることは禁じられている。回線の手配が最優先です。母国に家族を残して来る人にとってテレビ電話は生活の質そのもので、会社にとっても連絡手段の確保という実利があります
通信手配
家族との連絡手段や緊急連絡を確保するため、通信環境の手配が最優先。スマホ技適
海外端末は「技適マーク」を確認し、不適合なら国内手配が必要（90日特例は適用外）。支援と教育
行政手続・口座開設・生活オリエンテーションは必須支援。安全衛生教育は写真等を活用し、危険度の高い業務から多言語化を進める。
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受入準備は配属日から逆算
外国人材の受入準備は項目が多く見えますが、抜け漏れが発生しやすいのは「回線申込み」「端末の技適確認」「平日窓口の段取り」の3点です。
これらを優先的に手配しチェックリスト化しておけば、2人目以降の受入対応も格段にスムーズになります。
必要な項目や手配順は、業種・住居・在留資格により異なります。
自社でも外国人スタッフを雇用し、登録支援機関として実務を運用してきた経験をもとに、具体的な状況に合わせた実務の流れをご案内します。
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